Zapytanie ofertowe

W sprawie przeprowadzenia auditu certyfikujacego oraz auditów nadzoru dla systemu zarządzania jakością Urzędu Miejskiego w Łęczycy zgodnego z wymaganiami normy
PN-EN ISO 9001:2009.

Postępowanie nie podlega w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych  wartości zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 14.000 euro (art. 4 pkt. 8 ustawy Pzp).

Beneficjent:                                                                                                                             
Gmina Miasto Łęczyca/Urząd Miejski w Łęczycy                                                                                                             

99-100 Łęczyca,                                                                                                                            
 ul. M. Konopnickiej 14                                                                                                              
 NIP: 7752405045

Nazwa projektu realizowanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Program Kapitał Ludzki

  Kompetentny urzędnik-wyższa jakość obsługi mieszkańców

I.Opis przedmiotu zamówienia: 

             Przedmiot zamówienia obejmuje:

1. Usługa certyfikacji systemu zarządzania jakością (SZJ)utrzymywanym
   i doskonalonym w Urzędzie Miejskim w Łęczycy na okres 3 lat przez akredytowaną jednostkę certyfikującą, zgodnie z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009.
2. W tym okresie jednostka certyfikująca ma wykonać audit wstępny, audit certyfikujący oraz 2 audity pośrednie (nadzoru), dla potwierdzenia funkcjonowania systemu zgodnie z wymaganiami normy.
3. Ważność certyfikatu może być odnawiana na kolejne 3 lata, po ponownej ocenie systemu oraz wcześniejszym zaakceptowaniu kosztorysu w tym zakresie.
4. Przewidywany termin przeprowadzenia auditu certyfikującego: grudzień 2012  nie później niż do dnia 14.12.2012r.Wydanie faktury nie później niż do dnia 21.12.2012, wydanie certyfikatu nie później niż do dnia 31.12.2012r
5. Ze względu na fakt, że zamówienie jest realizowane w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego usługa wykonywana przez Wykonawcę nie może być dodatkowo finansowana ze środków Unii Europejskiej.
6. Dokumentacja związana z realizacją usługi oraz wydane certyfikaty muszą być oznakowane poprzez umieszczenie logotypów unijnych i logo Projektu (zgodnie z aktualnymi wytycznymi dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki), które Zamawiający dostarczy odpowiednio wcześniej; następnie zaakceptowane przez Zamawiającego.

II.Dane dodatkowe:

Liczba osób zatrudnionych w obszarze objetych systemem: 60.

Lokalizacja:

Urząd Miejski w Łęczycy ul. M.Konopnickiej 14, Ratusz Miejski  Pl.Kościuszki 33. Łęczyca

Branża zgodna z profilem działalności organizacji dotyczacej usługi :

Administracja publiczna

Wyłączenia w systemie zarządzania jakością:

Pkt 7.5.2. normy PN-EN ISO 9001:2009 Walidacja procesów produkcji i dostarczanie usługi

III.Zakres zamówienia:

Zamówienie obejmuje całkowity koszt usługi certyfikacji i utrzymania systemu zarządzania jakością (SZJ)utrzymywanego i doskonalonego w Urzędzie Miejskim
w Łęczycy na okres 3 lat przez akredytowaną jednostkę certyfikującą, w tym w szczególności:

1. Koszt auditu wstępnego
2. Koszt auditu certyfikującego
3. Koszt auditów nadzoru
4. Przewidywane koszty podróży i pobytu w okresie 3 lat
5. Koszt wydania certyfikatu
6. Koszty ewentualnych kosztorysów
7. Koszty raportów
8. Opłaty rejestracyjne
9. Opinie
10. Inne opłaty

IV.Rodzaj i opis kryteriów, którymi Beneficjent będzie kierował się przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert oraz opis sposobu obliczenia ceny.

Przy wyborze ofert Beneficjent będzie kierował się następującymi kryteriami:

1 kryterium: cena oferty brutto   waga  75%, waga obliczona wg wzoru:

Cena oferty brutto= cena najniższa/cena oferty badanej x 100x75%

2 kryterium: ilość certyfikowanych w ciągu ostatnich 3 lat  jednostek administracji publicznej  25%, waga obliczona wg wzoru:

Liczba usług  = Liczba usług z oferty badanej/liczba usług z oferty o najwyższej liczbie usług x 100 x 25%

Łączna ilość punktów z dwóch kryteriów stanowić będzie o klasyfikacji ofert.

V.Termin i miejsce realizacji zamówienia;

• Miejsce realizacji zamówienia: Gmina Miasto Łęczyca /Urząd Miejski w Łęczycy 99-100 Łęczyca, ul. M. Konopnickiej 14,
• Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do końca 3-letniego okresu ważności certyfikatu

VI.Miejsce, sposób i termin składania ofert.     

1. Oferty należy składać  w siedzibie Urzędu Miejskiego w Łęczycy, 99-100 Łęczyca, ulica M.Konopnickiej nr 14 , Kancelaria Urzędu (parter) osobiście, pocztą  w terminie do dnia  29 czerwca 2012 roku do godz. 9.00 w zamkniętym opakowaniu, z dopiskiem w tytule wiadomości: Oferta na certyfikację systemów zarządzania jakością Urzędu Miejskiego w Łęczycy zgodnego z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009 w ramach projektu pn.
     Kompetentny urzędnik-wyższa jakość obsługi mieszkańców.Nie otwierać do dnia 29.06.2012r do godz.9.15.
2. Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie składania ofert nie będą rozpatrywane.
3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
5. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.bip.leczyca.info.pl

VII. Opis warunków udziału w postępowaniu:

1. W postępowaniu mogą wziąć   udział jednostki posiadające  akredytację Polskiego Centrum Akredytacji uprawniającą do certyfikacji systemów zarządzania jakością(na podstawie ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności), które w przeciągu ostatnich 3 lat wykonały co najmniej 3 audity certyfikacyjne dla systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009 w jednostkach samorządu terytorialnego  urzędach gmin lub miast, w których liczba zatrudnionych osób objętych systemem wynosiła co najmniej 60.
2. Oferta musi zawierać następujące dokumenty:

1)     ofertę cenową  załącznik nr 1.                    

2)       Kserokopię wypisu z rejestru przedsiębiorców lub zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej, wystawioną w dacie nie wcześniejszej niż sześć miesięcy przed datą złożenia oferty

3)     Kserokopię poświadczoną za zgodność z oryginałem certyfikatu akredytacji Polskiego Centrum Akredytacji

4)     Wykaz certyfikowanych przez jednostkę organizacji, zawierający co najmniej 3 audity certyfikujące w jednostkach samorządu terytorialnego, z ostatnich 3 lat.

5)     Wykaz certyfikowanych w ciągu ostatnich 3 lat  jednostek administracji publicznej.

3. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie w następujący sposób:  spełnia, nie spełnia

VIII. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty:

Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zawierająca: nazwę (firmę), siedzibę i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano zostanie przesłana uczestnikom postępowania.

IX. Informacja o terminie i miejscu podpisania umowy:

Informacja o terminie i miejscu podpisania umowy zostanie przekazana pisemnie wykonawcy, którego ofertę wybrano.

Informacja o udzieleniu zamówienia zamieszczona  zostanie w siedzibie Beneficjenta
w miejscu publicznie dostępnym, a także na stronie Beneficjenta www.bip.leczyca.info.pl

Wszelkich informacji na temat zapytania ofertowego udziela Renata Brygier                  telefon [+24] 721 03 25 lub 605 888 298