ZP.OK.226.88.2014

Łęczyca, dnia 19.12.2014r.

ZAPYTANIE CENOWE

1. Zamawiający : Gmina Miasto Łęczyca, z siedzibą Urząd Miejski w Łęczycy, 99-100 Łęczyca, ul. M. Konopnickiej 14, zaprasza do złożenia ofert na: „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla przesyłek o wadze do 350g oraz powyżej 350 g dla Urzędu Miejskiego w Łęczycy”.

1) Przedmiotem zamówienia jest:

1.      Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Miejskiego w Łęczycy w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczenia przesyłek pocztowych oraz ich zwrotów o masie poniżej i powyżej 350 gram. Przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia określone zostały w załączniku nr 1.

2.      Szczegółowe informacje dotyczące wykonywanej usługi:

- usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym opłacane za pomocą opłaty z dołu;

- usługi codziennego doręczania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) i zwrotów przesyłek pocztowych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy.

Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe:

- zwykłe- przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym;

- zwykłe priorytetowe- przesyłki nierejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym;

- polecone- rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym;

- polecone priorytetowe- przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym

- polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO)- przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczenia za pokwitowaniem odbioru;

- polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO)

– przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczenia za pokwitowaniem odbioru.

Przez paczki pocztowe rozumie się paczki:

• zwykłe- rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii;

• priorytetowe – rejestrowane najszybszej kategorii.

Terminy doręczania przesyłek pocztowych: zgodnie z art. 48a ustawy z dnia 12 czerwca 2003r. Prawo Pocztowe (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r. poz.1529 ze zm.).

Wymagania w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia wynikają z następujących przepisów:

• Ustawy z dnia 12.06.2003r. Prawo pocztowe (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r. poz.1529 ze zm) oraz obowiązujących przepisów wykonawczych do ustawy w szczególności Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia  2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r poz. 545);, które powinni spełnić Wykonawcy;

• Polskiej Normy PN-T-85003 – koperty listowe i automatycznego opracowania;

• Polskiej Normy PN-T-85004 – koperty listowe i kartki pocztowe;

• Polskiej Normy PN-IS0269 – koperty listowe i kartki pocztowe;

• Aktów wewnętrznych wydanych przez Wykonawcę na podstawie art. 24 ustawy Prawo Pocztowe.

3.      Nadawanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie codziennie (w dni robocze). Wykonawca potwierdzi ich odbiór pieczęcią, podpisem i datą na egzemplarzu zestawienia dla Zamawiającego. Wykonawca będzie zwracał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie przez adresata „potwierdzenia odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki Operator sporządzą powtórne zawiadomienie. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata.

4.      Realizacja przedmiotowej usługi odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego przesyłek do nadania, oraz zestawień ilościowo wartościowych w przypadku listów nierejestrowanych. W przypadku listów rejestrowanych, zestawień z wyszczególnieniem adresatów w postaci samokopiującej książki nadawczej lub elektronicznej książki nadawczej. Zestawienia będą sporządzone w 2 egzemplarzach – jeden dla Wykonawcy, i jeden dla Zamawiającego.

5.      Nadawca umieszcza na przesyłce listowej lub paczce nazwę odbiorcy wraz z jego adresem, określając właściwy rodzaj przesyłki – zwykła, polecona, priorytet czy zwrotne poświadczenie odbioru ZPO – oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. Obowiązek właściwego przygotowania przesyłki oraz sporządzenia powyższych zestawień ciąży na Zamawiającym, będzie on również korzystał ze swoich materiałów do pakowania przesyłek.

6.      Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić sztywne opakowanie, które zabezpiecza przed dostępem do zawartości oraz uniemożliwia uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania.

7.      Przedmiot obejmuje również zwrot do Zamawiającego niedoręczonych przesyłek rejestrowanych, niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia.

8.      Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi doręczania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do zamawiającego, w dni robocze od poniedziałku do piątku.

9.      Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi dostarczania przesyłek w Polsce i za granicami kraju.

10.    Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek wyszczególnionych    w załączniku nr 1 mają charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego.

11.     Zamawiający wymaga aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego. W przypadku braku jej posiadania Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek pocztowych (raz dziennie) w siedzibie Zamawiającego – tj. Łęczyca, ul. M. Konopnickiej 14.od poniedziałku do piątku w godzinach od 14 do 15.30 w Kancelarii Urzędu- parter oraz doręczać przesyłki listowe, zwroty przesyłek i potwierdzenia odbioru do siedziby Zamawiającego w godzinach 8.00- 9.00.

12.    Jeżeli Wykonawca zamierza korzystać z usług podwykonawcy, Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom.

13.    Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę lub podwykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia.

14.    Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

15.    Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

2) Termin realizacji zamówienia: 02.01.2015r. do 31.12.2015r.

3) Okres gwarancji: nie dotyczy.

4) Miejsce i termin złożenia oferty: Urząd Miejski w Łęczycy ul. M. Konopnickiej 14, kancelaria, w terminie do dnia 30.12.2014r.  godzina 11:00.

5) Termin otwarcia ofert: 30.12.2014r.  godzina 11:15.

6) Istotne postanowienia umowy zostały określone w załączniku nr 2.

7) Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: Renta Brygier nr tel. 24 721 03 25.

8) Sposób przygotowania oferty:

8.1. ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim. Wszelkie dokumenty składane w trakcie postępowania sporządzone w języku obcym należy składać wraz z tłumaczeniem na język polski. Ofertę należy sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do zapytania cenowego oraz musi być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentacji wykonawcy. Oferta powinna być złożona w szczelnie zamkniętej kopercie  z napisem – oferta na  „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla przesyłek o wadze do 350g oraz powyżej 350 g dla Urzędu Miejskiego w Łęczycy”. NIE OTWIERAĆ PRZED TERMINEM OTWARCIA OFERT 30.12.2014r. godz. 11.15.

8.2. Oferta winna zawierać:

a) Prawidłowo wypełniony druk – formularz ofertowy załącznik nr 3 oraz formularz cenowy załącznik nr 1.

b) Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, wystawione lub potwierdzone przez organ wydający nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę),

c) aktualne zezwolenie na wykonywanie działalności pocztowej wydane przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub oświadczenie o ustawowym zwolnieniu z uzyskania ww. zezwolenia

8.2. Oferty nie kompletne, nieprawidłowo wypełnione, niespełniające wymagań zamawiającego i złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

8.3. W przypadku niezgodności ceny napisanej cyfrowo i ceny napisanej słowami rozstrzygająca będzie cena napisana słownie.

8.4. Wykonawcy będą zobowiązani ofertą przez okres 14 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

8.5. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, w której może być zaproponowana tylko jedna cena.

8.6. Dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność
z oryginałem przez Wykonawcę.

8.7. Przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania cenowego. Dokonana modyfikacja zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego.

8.8. Zamawiający może zamknąć postępowanie bez wybrania żadnej oferty, w przypadku, gdy żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom określonym przez Zamawiającego, a także w przypadku braku środków finansowych.

9) Cena jest jedynym kryterium oceny ofert.

10) O udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają: uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

W ramach tego warunku wykonawca zobowiązany jest do:

- posiadania aktualnego zezwolenie na wykonywanie działalności pocztowej wydane przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub oświadczenie o ustawowym zwolnieniu z uzyskania ww. zezwolenia.