ZAPYTANIE CENOWE

na dostawę i eksploatację kopiarek

I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

Gmina Miasto Łęczyca, z siedzibą Urząd Miejski w Łęczycy, 99-100 Łęczyca, ul. M. Konopnickiej 14.

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest dostawa kopiarek dla Miasta Łęczyca – urządzenie czarno-białe: 2 szt., urządzenie kolorowe – 1 szt.:

1). Zamawiający wymaga, aby urządzenia wielofunkcyjne monochromatyczne ( 2 sztuki ) w standardzie spełniały następujące wymagania techniczne: Metoda kopiowania; laserowy system nanoszenia elektrostatycznego. Format kopii; A5R – A3. Szybkość kopiowania/ drukowania odpowiednio  jedno urządzenie co najmniej 25 kopii/wydruków A4/minutę, drugie urządzenie co najmniej 45 kopii wydruków A4/minutę, 12 kopii/wydruków A3/minutę. Zmniejszanie / powiększanie Zoom 25-400%. Rozdzielczość kopiowania 2400 x 600 dpi. Pamięć RAM 1GB. Pojemność dysku twardego 60 GB HDD. Panel sterowania; dotykowy LCD z komunikatami w języku polskim. Moduł drukowania dwustronnego; automatyczny dupleks. Podawanie papieru 2 kasety (każda na min. 550 arkuszy o gramaturze 80 g/m2). Podajnik dokumentów Dwustronny automatyczny podajnik dokumentów (RADF) o pojemności 100 arkuszy (przy gramaturze 80 g/m2). Podajnik ręczny Pojemność 100 arkuszy (podajnik boczny) Skanowanie Kolorowy skaner sieciowy - prędkość skanowania min. 50mono/40kolor skanów na minutę. Możliwość skanowania pliku dokumentów z podajnika, skanowanie dwustronne, skanowanie do; pamięci USB, e-mail, do pliku (do katalogu udostępnionego na sieci lub na dysk urządzenia). Możliwość wyboru formatu skanowanych plików: TIFF, XPS, PDF, JPG oraz edytowalne pliki DOC, XLS, RTF, TXT przy zastosowaniu OCR. Kody dostępu; min 700 kodów departamentów Kopiowanie wielokrotne 1-999 kopii. Interfejsy High Speed USB 2.0, Ethernet 10/100/1000 BaseT. Drukarka sieciowa, język opisu strony PCL6/PS3-emulacja, XPS. Obsługiwane systemy operacyjne: Windows XP (32/64) Windows VISTA (32/64) Windows 7 (32/64) Windows 8 (32/64) Windows 10 (32/64) Windows Server 2003 (32/64) Windows Server 2008 (32/64) Windows Server 2008 R2 (32/64) Windows Server 2012 (64) drukowanie dwustronne, drukowanie bezpośrednio z pamięci USB, wydruk próbny, wydruk poufny Rozdzielczość drukowania 2400 x 600dpi. Tryb przerwania. Zarządzanie urządzeniem i kodami dostępu Zdalne zarządzanie urządzeniem przez sieć komputerową przez stronę WWW. Zarządzanie danymi użytkowników, powiadamianie o statusie urządzenia, informacje o logach przebiegu wykonywanych zadań. Gramatura papieru 52 – 209g/m2 Czas otrzymania pierwszej kopii Poniżej 5 sekund. Czas nagrzewania poniżej 25 sekund. Skanowanie TWAIN. Indywidualna skrzynka do archiwizacji dokumentów. Oryginalna podstawa producenta urządzenia z kółkami. Moduł faksu (opcja). Możliwość wysyłania i odbierania faksów, możliwość przekierowania odebranych faksów na e-mail.

2). Zamawiający wymaga aby kolorowe urządzenie wielofunkcyjne w standardzie spełniało następujące wymagania techniczne: Metoda kopiowania Laserowy system nanoszenia elektrostatycznego. Format kopii A5R – A3+. Szybkość kopiowania/ drukowania kolor, B&W 35 kopii/wydruków A4/minutę, 15 A3/minutę. Zmniejszanie / powiększanie Zoom 25-400%. Rozdzielczość kopiowania 2400 x 600 dpi. Pamięć RAM 1GB. Pojemność dysku twardego 60 GB HDD. Panel sterowania dotykowy LCD z komunikatami w języku polskim. Moduł drukowania dwustronnego; automatyczny dupleks. Podawanie papieru 2 kasety (każda na min. 550 arkuszy o gramaturze 80 g/m2). Dwustronny automatyczny podajnik dokumentów (RADF) o pojemności 100 arkuszy (przy gramaturze 80 g/m2). Podajnik ręczny; pojemność 100 arkuszy (podajnik boczny). Kolorowy skaner sieciowy - prędkość skanowania min. 50mono/kolor skanów na minutę. Możliwość skanowania pliku dokumentów z podajnika, skanowanie dwustronne, skanowanie do: pamięci USB, e-mail, do pliku, (do katalogu udostępnionego na sieci lub na dysk urządzenia), możliwość wyboru formatu skanowanych plików: TIFF, XPS, PDF, JPG oraz edytowalne pliki DOC, XLS, RTF, TXT przy zastosowaniu OCR. Kody dostępu; min 700 kodów departamentów. Kopiowanie wielokrotne 1-999 kopii. Interfejsy High Speed USB 2.0, Ethernet 10/100/1000 BaseT. Drukarka sieciowa, język opisu strony PCL6/PS3-emulacja, XPS. Obsługiwane systemy operacyjne: Windows XP (32/64) Windows VISTA (32/64) Windows 7 (32/64) Windows 8 (32/64) Windows 10 (32/64) Windows Server 2003 (32/64) Windows Server 2008 (32/64) Windows Server 2008 R2 (64) Windows Server 2012 (64). Drukowanie dwustronne, drukowanie bezpośrednio z pamięci USB, wydruk próbny, wydruk poufny. Rozdzielczość drukowania 2400 x 600dpi. Tryb przerwania. Zdalne zarządzanie urządzeniem przez sieć komputerową przez stronę WWW. Zarządzanie danymi użytkowników, możliwość ograniczania praw użytkownika do druku w kolorze, powiadamianie o statusie urządzenia, informacje o logach przebiegu wykonywanych zadań Gramatura papieru 64 – 256g/m2. Czas otrzymania pierwszej kopii Poniżej 10 sekund. Czas nagrzewania poniżej 35 sekund. Skanowanie TWAIN. Indywidualna skrzynka do archiwizacji dokumentów. Oryginalna podstawa producenta urządzenia z kółkami. Moduł faksu (opcja). Możliwość wysyłania i odbierania faksów, możliwość przekierowania odebranych faksów na e-mail.

3). Wynajmujący dokona dostawy i instalacji, a po upływie okresu najmu odbioru kopiarek z miejsca instalacji na koszt własny.

4). Wynajmujący przeprowadzi bezpłatne szkolenie personelu obsługującego kopiarki.

5). Wynajmujący zapewnia bezpłatne dostawy oryginalnych tonerów rekomendowanych przez producenta w całym okresie trwania umowy oraz oryginalne części zamienne, zużyte w czasie trwania umowy.

6). Wynajmujący zapewnia bezpłatny serwis, który obejmuje: konserwacje, przeglądy, i regulacje, naprawy i wymiany zużytych części. Bezpłatne dokonywanie napraw, kontroli i regulacji stanu technicznego w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w pracy urządzenia, pogorszenia się jakości wykonywanych odbitek w stosunku do dostarczonych wydruków próbnych. Konserwacje i naprawy będą dokonywane w godzinach pracy urzędu, w terminie do 8 godzin roboczych od momentu zgłoszenia.

7). Limit ilości wydruków – 0 szt/m-c.

8). Dla celu obliczenia wielkości zamówienia przyjmuje się szacunkową ilość wydruków: czarno-białe: 120 tys. Szt., kolorowe: 16 tys. szt. – dane te są szacunkowe i zamawiający zastrzega, że mogą się zmniejszyć. Zamawiający będzie płacił za faktyczną ilość wydrukowanych stron.

III. MIEJSCE I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

1) Miejsce wykonania zamówienia: Urząd Miejski w Łęczycy - 99-100 Łęczyca, ul. Marii Konopnickiej 14, Ratusz Miejski - 99-100 Łęczyca, pl. Tadeusza Kościuszki 33.

2) Wymagany termin dostawy i instalacji: do 30.12.2016 roku

3) Okres najmu: 12 miesięcy - od 01.01.2017 r. do 31.12.2017 r.

IV. WYNAGRODZENIE WYKONAWCY:

Wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie w okresach miesięcznych, po zakończeniu miesiąca i uzgodnieniu stanów liczników wydruków (za faktyczną ilość wydrukowanych stron), w terminie 14 dni od daty dostarczenia do siedziby Najemcy prawidłowo wystawionej faktury.

V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Wymagania podstawowe:

1. oferta powinna być przygotowana wg wzoru formularza oferty (Załącznik nr 1),
2. specyfikacja techniczna urządzeń,
3. próbne wydruki graficzne: wydruk – papier zwykły 80g, wydruk – papier satynowy min. 250g,
4. oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty,
5. podpisy złożone przez Wykonawcę powinny być opatrzone podpisem czytelnym lub pieczęcią imienną,
6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania,
7. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

Oferta powinna być sporządzona:

1. w języku polskim,

2. każda poprawka w ofercie musi być skreślona i parafowana przez osobę upoważnioną do podpisywania oferty wraz z datą,

3. oferta jest jawna, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnice Wykonawcy, a Wykonawca składając ofertę zastrzegł w odniesieniu do tych informacji, że nie mogą one być udostępnione innym uczestnikom postępowania.

VI. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY

Urząd Miejski w Łęczycy ul. Marii Konopnickiej 14, kancelaria, w terminie do dnia 21.12.2016 r. godzina 11.00.

Wszelkie pytania dotyczące przedmiotu zamówienia oraz kwestii formalnych związanych ze złożeniem ofert należy kierować do: Andrzej Bugajski - informatyk@leczyca.info.pl, tel. 24-721-03-27.

VII. KRYTERIA OCENY OFERT

1. Przy wyborze oferty zamawiający będzie się kierował następującym kryterium:

I kryterium - cena - 50%

Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę spośród ofert spełniających wymagania, otrzyma 50 punktów, natomiast pozostali wykonawcy – odpowiednio mniej punktów, według poniższego wzoru:

           cena minimalna

C = ---------------------------------- x 50 pkt

         cena badanej oferty

II kryterium – jakość wydruku - 50%

Sporządzony przez Wykonawcę na podstawie wydruków próbnych, na każdym urządzeniu, wg. wytycznych Zamawiającego: wydruk – papier zwykły 80g, wydruk – papier satynowy min. 250g, oceniany będzie indywidualnie przez członków Komisji.

Każdy z członków komisji może przyznać maksymalnie 50 punktów.

Ocena w powyższym Kryterium stanowi średnią arytmetyczną ze wszystkich indywidualnych ocen członków Komisji.

Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymagania określone w zapytaniu oraz otrzyma największą liczbę punktów wg poniższego wzoru:

N = C + K

gdzie: N - łączna ilość punktów badanej oferty,

C - ilość punktów badanej oferty w kryterium cena,

K - ilość punktów badanej oferty w kryterium projekt graficzny dekoracji

VIII. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

IX. UWAGI

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Gmina Miasto Łęczyca zastrzega sobie możliwość nie podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Do zapytania ofertowego dołączono:

1. Załącznik nr 1 – Formularz oferty